Certains des meilleurs voyages en groupe que nous organisons ne sont pas du tout organis\u00e9s par des universit\u00e9s \u2014 ils sont organis\u00e9s par des \u00e9tudiants. Les comit\u00e9s de soci\u00e9t\u00e9s, les d\u00e9l\u00e9gu\u00e9s de cours, les clubs sportifs et les associations m\u00e9dicales rassemblent r\u00e9guli\u00e8rement des groupes de 8 \u00e0 25 personnes, et ils surpassent souvent les programmes officiels parce que personne n’est plus motiv\u00e9 qu’un comit\u00e9 qui a promis un voyage \u00e0 ses membres. Voici la strat\u00e9gie qui fonctionne, tir\u00e9e des groupes men\u00e9s par des \u00e9tudiants que nous avons accueillis dans des institutions du monde entier.<\/p>\n
Les soci\u00e9t\u00e9s de m\u00e9decins et de futurs professionnels de la sant\u00e9 font du b\u00e9n\u00e9volat dans des programmes de sensibilisation \u00e0 la sant\u00e9 au Sri Lanka<\/a> ou en Tanzanie<\/a> ; les \u00e9tudiants en \u00e9ducation enseignent au N\u00e9pal<\/a> ; les soci\u00e9t\u00e9s environnementales rejoignent des initiatives de conservation marine<\/a> \u00e0 Bali ou des projets de protection de la faune<\/a> en Afrique du Sud ; les clubs sportifs entra\u00eenent au Ghana<\/a>. Un voyage qui prolonge ce que votre soci\u00e9t\u00e9 fait d\u00e9j\u00e0 se vend tout seul \u2014 et para\u00eet bien mieux dans chaque demande de financement ult\u00e9rieure, car l’argument de pertinence s’\u00e9crit de lui-m\u00eame.<\/p>\n Organisez un sondage \u00e0 deux questions lors d’une activit\u00e9 bien fr\u00e9quent\u00e9e : \u00ab Participeriez-vous \u00e0 un voyage b\u00e9n\u00e9vole de 10 jours l’\u00e9t\u00e9 prochain pour environ \u00a3X tout compris ? \u00bb et \u00ab Verseriez-vous une caution de \u00a350 ce trimestre ? \u00bb. La deuxi\u00e8me question est la vraie. Dix cautions confirm\u00e9es battent cinquante peut-\u00eatre, et collecter des petites cautions t\u00f4t \u2014 via les syst\u00e8mes financiers de votre union, jamais un compte personnel \u2014 transforme l’int\u00e9r\u00eat en une liste de passagers sur laquelle vous pouvez planifier.<\/p>\n Commencez par ce que les \u00e9tudiants paieront r\u00e9ellement \u2014 g\u00e9n\u00e9ralement \u00a3700-\u00a31 200 tout compris pour un voyage d’\u00e9t\u00e9 \u2014 et remontez. Un exemple r\u00e9aliste et calcul\u00e9 pour un voyage de 10 jours au Sri Lanka : frais de programme autour de \u00a3450-\u00a3600 par personne (h\u00e9bergement, repas, transfert a\u00e9roport, projet et support sur place inclus), vols aller-retour \u00a3550-\u00a3750 r\u00e9serv\u00e9s cinq mois \u00e0 l’avance, assurance \u00a330-\u00a350, visa et argent de poche \u00a3150. Cela approche les \u00a31 300 au maximum \u2014 ce qui explique exactement pourquoi la structure de financement \u00e0 l’\u00e9tape 4 compte, et pourquoi les groupes choisissant le N\u00e9pal<\/a> ou l’Inde<\/a> (frais plus bas, co\u00fbts locaux moins chers) approchent souvent les \u00a31 000. Obtenez un devis \u00e9crit avant de publier tout prix ; notre page de groupes universitaires<\/a> montre des exemples d’itin\u00e9raires avec tarifs.<\/p>\n Les unions \u00e9tudiantes financent le d\u00e9veloppement des soci\u00e9t\u00e9s \u2014 les voyages avec des r\u00e9sultats p\u00e9dagogiques se qualifient plus souvent que les comit\u00e9s ne le pensent. Les universit\u00e9s disposent de bourses de voyage, de fonds d’employabilit\u00e9 et de bourses financ\u00e9es par d’anciens \u00e9l\u00e8ves que les membres individuels peuvent cumuler avec le financement au niveau de la soci\u00e9t\u00e9. Les d\u00e9partements de cours co-financent parfois des voyages avec une pertinence acad\u00e9mique, surtout si vous proposez de pr\u00e9senter les r\u00e9sultats. Notre guide de financement universitaire<\/a> liste les cat\u00e9gories avec des conseils de candidature. Les institutions britanniques peuvent \u00e9galement disposer d’allocations du Turing Scheme<\/a> contr\u00f4l\u00e9es par le bureau international \u2014 notre guide Turing<\/a> explique comment elles fonctionnent ; \u00e7a co\u00fbte juste un email pour demander.<\/p>\n Octobre :<\/strong> sondage de demande, pr\u00e9s\u00e9lection de destinations, premiers devis. Novembre :<\/strong> confirmez le prestataire, collectez les cautions, ouvrez les demandes de financement. Janvier :<\/strong> r\u00e9servez les vols en groupe \u2014 l’\u00e9conomie la plus importante disponible. F\u00e9vrier-Mars :<\/strong> paiements de solde selon un calendrier, traitement du visa, une soir\u00e9e de pr\u00e9paration couvrant la conduite, la sant\u00e9 et l’emballage. Mai :<\/strong> dernier briefing, partagez la carte de contact sur place avec la famille de chacun. \u00c9t\u00e9 :<\/strong> envolez-vous. Les comit\u00e9s qui compressent tout en un seul trimestre paient plus cher pour les vols et perdent des membres \u00e0 cause de l’incertitude ; le calendrier est la discipline.<\/p>\n Un membre du comit\u00e9 g\u00e8re la communication avec le prestataire ; un autre g\u00e8re l’argent ; tout le monde signe un code de conduite avant de partir. Pr\u00e9parez-vous \u00e0 une ou deux annulations \u2014 acceptez la politique de remboursement et de remplacement par \u00e9crit avec vos membres et votre prestataire d\u00e8s l’\u00e9tape de la caution, pas quand c’est arriv\u00e9. Sur place, votre coordinateur sur place g\u00e8re la logistique \u2014 votre travail, c’est l’\u00e9nergie du groupe. Et r\u00e9servez l’espace AGM pour la pr\u00e9sentation du voyage avant de partir : cela recrute le voyage de l’ann\u00e9e prochaine, et un document de transmission transforme votre \u00e9v\u00e9nement ponctuel en tradition de soci\u00e9t\u00e9.<\/p>\n Les budgets les plus serr\u00e9s (objectif ~\u00a31 000 tout compris) :<\/strong> N\u00e9pal<\/a> et Inde<\/a> \u2014 les frais de programme commencent bas, les co\u00fbts locaux sont doux, et le retour culturel est \u00e9norme. Gamme interm\u00e9diaire :<\/strong> Sri Lanka<\/a> et Ghana<\/a> \u2014 frais l\u00e9g\u00e8rement plus \u00e9lev\u00e9s, vols toujours tr\u00e8s g\u00e9rables depuis le Royaume-Uni, et types de projets qui correspondent parfaitement aux soci\u00e9t\u00e9s de m\u00e9decins, d’\u00e9ducation et sportives. Voyages de prestige :<\/strong> Tanzanie<\/a>, Bali<\/a> et Afrique du Sud<\/a> \u2014 lignes de vol plus importantes et tentations d’excursions, mieux pour les soci\u00e9t\u00e9s avec un an pour collecter des fonds ou les membres heureux au sommet de l’\u00e9ventail de prix.<\/p>\n Trois reviennent dans presque chaque d\u00e9briefing. D’abord : le chef de voyage ne devrait pas \u00eatre aussi le tr\u00e9sorier \u2014 divisez les r\u00f4les ou les deux vont souffrir pendant les examens. Deuxi\u00e8me : annoncez le prix tout compris l\u00e9g\u00e8rement plus haut et rendez un surplus, parce qu’un comit\u00e9 qui demande aux membres \u00ab juste \u00a340 de plus \u00bb en mai casse la confiance dont il a besoin \u00e0 l’AGM. Troisi\u00e8me : la transmission bat l’h\u00e9ro\u00efsme \u2014 les soci\u00e9t\u00e9s qui organisent des voyages chaque ann\u00e9e ne sont pas celles avec un organisateur brillant, ce sont celles o\u00f9 un ennuyeux document de transmission d’une ou deux pages survit au changement de comit\u00e9. \u00c9crivez-le dans l’avion en revenant pendant que les d\u00e9tails sont encore assez irritants \u00e0 retenir.<\/p>\n Les arrangements en groupe commencent g\u00e9n\u00e9ralement autour de 8 participants ; 10-16 est le sweet spot pour les prix et la dynamique de groupe.<\/p>\n Oui \u2014 la plupart des voyages de soci\u00e9t\u00e9s ont lieu en \u00e9t\u00e9, avec les vacances de P\u00e2ques de plus en plus populaires pour les placements plus courts. Les projets tournent toute l’ann\u00e9e, donc les fen\u00eatres sans danger pour les examens sont faciles \u00e0 trouver.<\/p>\n Non \u2014 mais les voyages avec une pertinence acad\u00e9mique d\u00e9bloquent le financement des d\u00e9partements et font meilleure impression sur les CV. Des options de cr\u00e9dits universitaires existent via les programmes men\u00e9s par des professeurs<\/a> si un enseignant veut les diriger.<\/p>\n G\u00e9n\u00e9ralement oui, et \u00e7a sauve souvent le budget \u2014 v\u00e9rifiez les r\u00e8gles de votre union sur la participation des invit\u00e9s et facturez aux non-membres le m\u00eame prix pour garder la transparence.<\/p>\n Acceptez l’\u00e9chelle de remboursement par \u00e9crit au stade du d\u00e9p\u00f4t : les d\u00e9p\u00f4ts ne sont pas remboursables une fois les vols r\u00e9serv\u00e9s, le solde ne l’est que si la place est remplie. Les fournisseurs confirmeront leurs propres conditions dans le devis de groupe.<\/p>\n\u00c9tape 2 : Testez la demande avant de vous engager<\/h2>\n
\u00c9tape 3 : Construisez le budget \u00e0 rebours<\/h2>\n
\u00c9tape 4 : Recherchez l’argent que la plupart des soci\u00e9t\u00e9s oublient<\/h2>\n
\u00c9tape 5 : V\u00e9rifiez le prestataire comme un comit\u00e9, pas comme un client<\/h2>\n
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\u00c9tape 6 : Le calendrier trimestre apr\u00e8s trimestre<\/h2>\n
\u00c9tape 7 : G\u00e9rez le voyage comme un \u00e9v\u00e9nement de soci\u00e9t\u00e9<\/h2>\n
Destinations par cat\u00e9gorie budg\u00e9taire<\/h2>\n
Les le\u00e7ons que les comit\u00e9s n’arr\u00eatent pas d’apprendre de fa\u00e7on difficile<\/h2>\n
Questions fr\u00e9quemment pos\u00e9es<\/h2>\n
Combien de personnes avons-nous besoin pour un voyage en groupe ?<\/h3>\n
Pouvons-nous y aller pendant les vacances universitaires ?<\/h3>\n
Est-ce que \u00e7a doit \u00eatre li\u00e9 \u00e0 notre dipl\u00f4me ?<\/h3>\n
Est-ce que les non-membres peuvent se joindre pour remplir les places ?<\/h3>\n
Que se passe-t-il si quelqu’un se d\u00e9siste ?<\/h3>\n