Certains des meilleurs voyages de groupe que nous organisons ne sont pas du tout organis\u00e9s par les universit\u00e9s, mais par les \u00e9tudiants eux-m\u00eames. Les associations \u00e9tudiantes, les d\u00e9l\u00e9gu\u00e9s de promotion, les clubs sportifs et les associations de m\u00e9decins organisent r\u00e9guli\u00e8rement des voyages de 8 \u00e0 25 personnes, et leur organisation surpasse souvent celle des programmes officiels, car rien n'est plus motiv\u00e9 qu'un comit\u00e9 qui a promis un voyage \u00e0 ses membres. Voici la recette du succ\u00e8s, tir\u00e9e de l'exp\u00e9rience des groupes d'\u00e9tudiants que nous avons accueillis dans des \u00e9tablissements du monde entier.<\/p>\n
Des \u00e9tudiants en m\u00e9decine et des associations de pr\u00e9-m\u00e9decine participent b\u00e9n\u00e9volement \u00e0 des programmes de sant\u00e9 au Sri Lanka<\/a> ou en Tanzanie<\/a>\u00a0; des \u00e9tudiants en sciences de l\u2019\u00e9ducation enseignent au N\u00e9pal<\/a>\u00a0; des associations environnementales s\u2019engagent dans la conservation marine<\/a> \u00e0 Bali ou des projets de protection de la faune sauvage<\/a> en Afrique du Sud\u00a0; des clubs sportifs encadrent des \u00e9quipes au Ghana<\/a> . Un voyage qui prolonge les activit\u00e9s de votre association attire naturellement les volontaires et sera bien plus valoris\u00e9 lors de vos futures demandes de financement, car la pertinence du projet sera \u00e9vidente.<\/p>\n Organisez un sondage \u00e0 deux questions lors d'une soir\u00e9e conviviale\u00a0: \u00ab\u00a0Seriez-vous pr\u00eat(e) \u00e0 participer \u00e0 un voyage de b\u00e9n\u00e9volat de 10\u00a0jours l'\u00e9t\u00e9 prochain pour un co\u00fbt total d'environ X\u00a0\u00a3\u00a0?\u00a0\u00bb et \u00ab\u00a0Seriez-vous pr\u00eat(e) \u00e0 verser un acompte de 50\u00a0\u00a3 ce semestre\u00a0?\u00a0\u00bb La seconde question est la plus pertinente. Dix r\u00e9ponses positives valent mieux que cinquante r\u00e9ponses incertaines, et collecter de petits acomptes en d\u00e9but de s\u00e9jour \u2013 via le syst\u00e8me financier de votre association, jamais sur un compte personnel \u2013 permet de constituer rapidement une liste de participants et d'organiser votre s\u00e9jour.<\/p>\n Partez du budget r\u00e9el des \u00e9tudiants (g\u00e9n\u00e9ralement entre 700 et 1\u00a0200\u00a0\u00a3 tout compris pour un voyage d'\u00e9t\u00e9) et calculez le reste. Voici un exemple concret pour un s\u00e9jour de 10 jours au Sri Lanka\u00a0: frais de programme d'environ 450 \u00e0 600\u00a0\u00a3 par personne (h\u00e9bergement, repas, transfert a\u00e9roport, accompagnement sur place et pour le projet inclus), vols aller-retour de 550 \u00e0 750\u00a0\u00a3 r\u00e9serv\u00e9s cinq mois \u00e0 l'avance, assurance de 30 \u00e0 50\u00a0\u00a3, visa et argent de poche pour environ 150\u00a0\u00a3. On arrive ainsi \u00e0 pr\u00e8s de 1\u00a0300\u00a0\u00a3 au maximum. C'est pourquoi le montage financier de l'\u00e9tape\u00a04 est si important et pourquoi les groupes qui choisissent le N\u00e9pal<\/a> ou l'Inde<\/a> (frais et co\u00fbts sur place moins \u00e9lev\u00e9s) arrivent souvent \u00e0 environ 1\u00a0000\u00a0\u00a3. Demandez un devis \u00e9crit pour votre groupe avant de publier un prix\u00a0; notre page d\u00e9di\u00e9e aux groupes universitaires<\/a> pr\u00e9sente des exemples d'itin\u00e9raires avec leurs co\u00fbts.<\/p>\n Les associations \u00e9tudiantes financent le d\u00e9veloppement des activit\u00e9s associatives\u00a0; les voyages ax\u00e9s sur l\u2019acquisition de comp\u00e9tences sont plus souvent \u00e9ligibles que ce que les comit\u00e9s pensent. Les universit\u00e9s proposent des bourses de voyage, des fonds d\u2019insertion professionnelle et des subventions financ\u00e9es par les anciens \u00e9l\u00e8ves, que les membres peuvent cumuler avec les financements associatifs. Les d\u00e9partements d\u2019enseignement cofinancent parfois des voyages \u00e0 vocation acad\u00e9mique, notamment si vous proposez d\u2019y pr\u00e9senter vos travaux. Notre guide des financements universitaires<\/a> r\u00e9pertorie les diff\u00e9rentes cat\u00e9gories et fournit des conseils pour candidater. Les \u00e9tablissements britanniques peuvent \u00e9galement proposer des allocations du programme Turing,<\/a> g\u00e9r\u00e9es par le bureau des relations internationales\u00a0; notre guide Turing<\/a> explique leur fonctionnement\u00a0; un simple courriel suffit pour se renseigner.<\/p>\n Octobre\u00a0:<\/strong> sondage sur la demande, s\u00e9lection des destinations, premiers devis. Novembre\u00a0:<\/strong> confirmation du prestataire, encaissement des acomptes, ouverture des demandes de financement. Janvier\u00a0:<\/strong> r\u00e9servation des vols de groupe \u2013 le moyen le plus \u00e9conomique d\u2019\u00e9conomiser. F\u00e9vrier-mars\u00a0:<\/strong> \u00e9ch\u00e9ancier des paiements, traitement des visas, r\u00e9union pr\u00e9paratoire sur les r\u00e8gles de conduite, la sant\u00e9 et les bagages. Mai\u00a0:<\/strong> r\u00e9union d\u2019information finale, distribution de la fiche de contact sur place aux proches de chaque participant. \u00c9t\u00e9\u00a0:<\/strong> d\u00e9part. Les comit\u00e9s qui condensent tout cela en une seule p\u00e9riode d\u00e9pensent plus pour les vols et perdent des membres par crainte de l\u2019incertitude\u00a0; le respect du calendrier est essentiel.<\/p>\n Un membre du comit\u00e9 est responsable de la communication avec le prestataire\u00a0; un autre g\u00e8re les finances\u00a0; tous signent un code de conduite avant le d\u00e9part. Pr\u00e9voyez un ou deux d\u00e9sistements\u00a0: d\u00e9finissez par \u00e9crit la politique de remboursement et de remplacement avec vos membres et votre prestataire au moment du versement de l\u2019acompte, et non apr\u00e8s le d\u00e9sistement. Sur place, votre coordinateur local g\u00e8re la logistique\u00a0; votre r\u00f4le est d\u2019animer le groupe. R\u00e9servez la date de l\u2019assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale annuelle pour la pr\u00e9sentation du voyage avant votre d\u00e9part\u00a0: cela permet de recruter pour le voyage de l\u2019ann\u00e9e suivante, et un document de passation de pouvoir transformer cet \u00e9v\u00e9nement ponctuel en une tradition associative.<\/p>\n Budgets les plus serr\u00e9s (objectif : environ 1\u00a0000\u00a0\u00a3 tout compris)\u00a0:<\/strong> N\u00e9pal<\/a> et Inde<\/a> \u2013 les frais de programme sont peu \u00e9lev\u00e9s, les co\u00fbts sur place mod\u00e9r\u00e9s et l\u2019immersion culturelle est immense. Budget moyen\u00a0:<\/strong> Sri Lanka<\/a> et Ghana<\/a> \u2013 frais l\u00e9g\u00e8rement plus \u00e9lev\u00e9s, vols toujours tr\u00e8s abordables depuis le Royaume-Uni et types de projets parfaitement adapt\u00e9s aux associations m\u00e9dicales, \u00e9ducatives et sportives. Voyages ambitieux\u00a0:<\/strong> Tanzanie<\/a> , Bali<\/a> et Afrique du Sud<\/a> \u2013 vols plus longs et nombreuses excursions, id\u00e9aux pour les associations ayant un an pour collecter des fonds ou dont les membres sont pr\u00eats \u00e0 investir dans le haut de la fourchette de prix.<\/p>\n Trois points reviennent presque syst\u00e9matiquement lors des d\u00e9briefings. Premi\u00e8rement\u00a0: le responsable du voyage ne devrait pas \u00eatre aussi le tr\u00e9sorier\u00a0; il faut s\u00e9parer les r\u00f4les, sinon les deux en p\u00e2tiront au moment des examens. Deuxi\u00e8mement\u00a0: publiez un prix total l\u00e9g\u00e8rement sup\u00e9rieur et pr\u00e9voyez un exc\u00e9dent, car un comit\u00e9 qui demande aux membres \u00ab\u00a0juste 40\u00a0\u00a3 de plus\u00a0\u00bb en mai risque de perdre la confiance dont il aura besoin lors de l\u2019assembl\u00e9e g\u00e9n\u00e9rale annuelle. Troisi\u00e8mement\u00a0: une passation de consignes claire est pr\u00e9f\u00e9rable \u00e0 des exploits\u00a0; les associations qui organisent des voyages chaque ann\u00e9e ne sont pas celles qui comptent un organisateur exceptionnel, mais celles o\u00f9 un document de passation de consignes concis et peu attrayant survit aux changements de comit\u00e9. R\u00e9digez-le pendant le vol retour, tant que les d\u00e9tails sont encore assez aga\u00e7ants pour que vous vous en souveniez.<\/p>\n Les formules de groupe commencent g\u00e9n\u00e9ralement \u00e0 partir de 8 participants ; 10 \u00e0 16 repr\u00e9sente le nombre id\u00e9al pour optimiser les prix et la dynamique de groupe.<\/p>\n Oui, la plupart des voyages organis\u00e9s par les associations ont lieu en \u00e9t\u00e9, et P\u00e2ques est une p\u00e9riode de plus en plus pris\u00e9e pour les stages courts. Les projets se d\u00e9roulent toute l'ann\u00e9e, il est donc facile de trouver des dates compatibles avec les examens.<\/p>\n Non, mais les voyages d'\u00e9tudes pertinents permettent d'obtenir des financements d\u00e9partementaux et constituent un atout sur un CV. Des options cr\u00e9dit\u00e9es existent via des programmes encadr\u00e9s par des professeurs,<\/a> si un charg\u00e9 de cours souhaite les animer.<\/p>\n G\u00e9n\u00e9ralement oui, et cela permet souvent de sauver le budget \u2014 v\u00e9rifiez les r\u00e8gles de votre syndicat concernant la participation des invit\u00e9s et facturez le m\u00eame prix aux non-membres pour que l'\u00e9tablissement reste propre.<\/p>\n Convenir des modalit\u00e9s de remboursement par \u00e9crit au moment du versement de l'acompte\u00a0: les acomptes ne sont pas remboursables une fois les vols r\u00e9serv\u00e9s, le solde n'est remboursable que si la place est relou\u00e9e. Les prestataires confirmeront leurs propres conditions dans le devis de groupe. <\/p>\n \u00c9tape 2\u00a0: Tester la demande avant de s\u2019engager<\/h2>\n
\u00c9tape 3\u00a0: \u00c9laborer le budget \u00e0 rebours<\/h2>\n
\u00c9tape 4\u00a0: Rechercher l\u2019argent que la plupart des soci\u00e9t\u00e9s ignorent<\/h2>\n
\u00c9tape 5\u00a0: \u00c9valuer le fournisseur comme un comit\u00e9, et non comme un client.<\/h2>\n
\n
\u00c9tape 6 : Le calendrier semestre par semestre<\/h2>\n
\u00c9tape 7\u00a0: Organisez le voyage comme un \u00e9v\u00e9nement associatif<\/h2>\n
Suggestions de destinations par cat\u00e9gorie de budget<\/h2>\n
Les comit\u00e9s continuent d'apprendre \u00e0 leurs d\u00e9pens.<\/h2>\n
Foire aux questions<\/h2>\n
De combien de personnes avons-nous besoin pour un voyage de groupe ?<\/h3>\n
Peut-on y aller pendant les vacances universitaires ?<\/h3>\n
Doit-il \u00eatre li\u00e9 \u00e0 notre dipl\u00f4me ?<\/h3>\n
Les non-membres peuvent-ils adh\u00e9rer pour combler les places disponibles\u00a0?<\/h3>\n
Que se passe-t-il si quelqu'un abandonne ?<\/h3>\n