Cómo organizar un viaje de voluntariado de una asociación universitaria al extranjero

Algunos de los mejores viajes en grupo que organizamos no son organizados por universidades, sino por estudiantes. Comités estudiantiles, representantes de cursos, clubes deportivos y asociaciones de estudiantes de medicina organizan regularmente viajes de entre 8 y 25 personas, y suelen superar en organización a los programas oficiales porque nadie está más motivado que un comité que ha prometido un viaje a sus miembros. Aquí les presentamos la estrategia que funciona, basada en la experiencia de los grupos estudiantiles que hemos organizado, provenientes de instituciones de todo el mundo.

Paso 1: Vincula el viaje a la identidad de tu sociedad.

Estudiantes de medicina y asociaciones preuniversitarias de ciencias de la salud participan como voluntarios en programas de salud comunitaria en Sri Lanka o Tanzania ; estudiantes de educación imparten clases en Nepal ; asociaciones medioambientales se unen a proyectos de conservación marina en Bali o a proyectos de vida silvestre en Sudáfrica; clubes deportivos entrenan en Ghana . Un viaje que amplía las actividades que ya realiza tu asociación atrae participantes por sí solo, y luce mucho mejor en cualquier solicitud de financiación posterior, porque la relevancia del proyecto se presenta de forma natural.

Paso 2: Prueba la demanda antes de comprometerte.

Realiza una encuesta de dos preguntas en una reunión social concurrida: "¿Te unirías a un viaje de voluntariado de 10 días el próximo verano por aproximadamente X libras esterlinas con todo incluido?" y "¿Pagarías un depósito de 50 libras esterlinas este semestre?". La segunda pregunta es la clave. Diez personas que sí pagan el depósito superan a cincuenta que quizás, y recaudar pequeños depósitos con anticipación —a través de los sistemas financieros de tu sindicato, nunca en una cuenta personal— convierte el interés en una lista de participantes que puedes planificar.

Paso 3: Elaborar el presupuesto a la inversa

Empiece por lo que los estudiantes pagarán realmente —normalmente entre 700 y 1200 libras esterlinas con todo incluido para un viaje de verano— y haga un cálculo hacia atrás. Un ejemplo práctico y realista para un viaje de 10 días a Sri Lanka: la tarifa del programa ronda las 450-600 libras esterlinas por persona (alojamiento, comidas, recogida en el aeropuerto, apoyo para el proyecto y en el país incluidos), vuelos de ida y vuelta entre 550 y 750 libras esterlinas reservados con cinco meses de antelación, seguro entre 30 y 50 libras esterlinas, visado y dinero para gastos 150 libras esterlinas. Eso se sitúa cerca de las 1300 libras esterlinas en el extremo superior —que es precisamente por lo que la estructura de financiación en el paso 4 es importante, y por lo que los grupos que eligen Nepal o India (tarifas más bajas, costes terrestres más baratos) suelen rondar las 1000 libras esterlinas. Obtenga un presupuesto grupal por escrito antes de anunciar cualquier precio; nuestra página de grupos universitarios muestra ejemplos de itinerarios con costes.

Paso 4: Perseguir el dinero que la mayoría de las sociedades pierden.

Las asociaciones estudiantiles financian el desarrollo de las sociedades estudiantiles; los viajes con resultados formativos suelen ser más frecuentes de lo que los comités suponen. Las universidades ofrecen becas de viaje, fondos para la empleabilidad y subvenciones de antiguos alumnos que los miembros pueden complementar con la financiación de las sociedades estudiantiles. Los departamentos académicos a veces cofinancian viajes con relevancia académica, sobre todo si te ofreces a presentar un trabajo. Nuestra guía de financiación universitaria enumera las categorías con consejos para la solicitud. Las instituciones del Reino Unido también pueden tener asignaciones del Programa Turing gestionadas por la oficina internacional; nuestra guía del Programa Turing explica cómo funcionan; solo cuesta un correo electrónico preguntar.

Paso 5: Evalúe al proveedor como un comité, no como un cliente.

• Solicite por escrito las políticas de protección, los requisitos de seguro y los datos del equipo local; los operadores serios suelen responder el mismo día.
• Pregunte quién está de guardia a las 2 de la madrugada, hora local, cuando alguien pierde su pasaporte, y obtenga un nombre en lugar de una promesa.
• Solicita referencias de grupos de estudiantes anteriores y contacta directamente con alguno.
• Consulta las reseñas en plataformas independientes, no solo en el sitio web, y comprueba cómo responde la empresa a las negativas.

Paso 6: El cronograma semestre a semestre

Octubre: encuesta de demanda, lista de destinos preseleccionados, primeras cotizaciones. Noviembre: confirmación del proveedor, cobro de depósitos, apertura de solicitudes de financiación. Enero: reserva de vuelos grupales: el mayor ahorro posible. Febrero-marzo: conciliación de pagos según un calendario, tramitación de visados, una sesión preparatoria sobre conducta, salud y equipaje. Mayo: reunión informativa final, compartir la tarjeta de contacto en el país con los familiares de cada participante. Verano: ¡a volar! Los comités que concentran todo esto en un solo período pagan más por los vuelos y pierden miembros por la incertidumbre; el calendario es la clave.

Paso 7: Organiza el viaje como un evento social.

Un miembro del comité se encarga de la comunicación con el proveedor; otro administra el dinero; todos firman un código de conducta antes de volar. Prepárense para una o dos bajas: acuerden la política de reembolso y reemplazo por escrito con sus miembros y el proveedor al momento del depósito, no cuando ocurra. En tierra, su coordinador local se encarga de la logística; su función es la de dinamizar el grupo. Reserven la presentación del viaje para la asamblea general anual antes de partir: esto ayuda a captar participantes para el viaje del próximo año, y un documento de traspaso convierte su viaje único en una tradición de la asociación.

Destinos recomendados por bandas económicas

Presupuestos más ajustados (objetivo ~1000 £ todo incluido): Nepal e India : las tarifas del programa son bajas, los gastos en destino son reducidos y la recompensa cultural es enorme. Gama media: Sri Lanka y Ghana : tarifas ligeramente más altas, vuelos aún muy asequibles desde el Reino Unido y tipos de proyectos que se ajustan perfectamente a asociaciones médicas, educativas y deportivas. Viajes de mayor envergadura: Tanzania , Bali y Sudáfrica : vuelos más frecuentes y tentadoras excursiones, ideal para asociaciones con un año para recaudar fondos o miembros que se conforman con el presupuesto más elevado.

Los comités de lecciones siguen aprendiendo por las malas.

Tres puntos surgen en casi todas las reuniones informativas. Primero: el responsable del viaje no debería ser también el tesorero; es mejor dividir las funciones o ambos sufrirán las consecuencias en época de exámenes. Segundo: publicar un precio total ligeramente superior y devolver el excedente, porque un comité que pide a los miembros "tan solo 40 libras más" en mayo pierde la confianza necesaria para la asamblea general. Tercero: la transición es más efectiva que las hazañas; las asociaciones que organizan viajes cada año no son las que cuentan con un organizador brillante, sino las que mantienen un aburrido documento de traspaso de dos páginas tras el cambio de comité. Redactarlo en el vuelo de regreso a casa mientras los detalles aún resultan lo suficientemente molestos como para recordarlos.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas personas necesitamos para un viaje en grupo?

Las actividades en grupo suelen comenzar con unos 8 participantes; entre 10 y 16 es el número ideal en cuanto a precio y dinámica de grupo.

¿Podemos ir durante las vacaciones universitarias?

Sí, la mayoría de los viajes de las asociaciones estudiantiles se realizan en verano, aunque cada vez es más popular la Semana Santa para estancias más cortas. Los proyectos se desarrollan durante todo el año, por lo que es fácil encontrar periodos que permitan conciliar la época de exámenes.

¿Tiene que estar vinculado a nuestra titulación?

No, pero los viajes con relevancia académica permiten acceder a financiación departamental y quedan mejor en el currículum. Existen opciones para obtener créditos académicos a través de programas dirigidos por profesores si un docente desea liderarlos.

¿Pueden unirse personas que no son miembros para cubrir las plazas vacantes?

Por lo general, sí, y a menudo ayuda a salvar el presupuesto. Consulta las normas de tu sindicato sobre la participación de invitados y cobra a los no miembros el mismo precio para mantenerlo limpio.

¿Qué ocurre si alguien abandona el curso?

Acuerde por escrito la política de reembolsos al realizar el depósito: los depósitos no son reembolsables una vez reservados los vuelos, y el saldo restante solo se reembolsa si se vuelve a ocupar la plaza. Los proveedores confirmarán sus propias condiciones en el presupuesto grupal.

¿Preparados para la reunión de grupo? Explore los programas para grupos universitarios o inicie una consulta grupal y le prepararemos un presupuesto.