Come organizzare un viaggio di volontariato all’estero con un’associazione universitaria

Alcuni dei migliori viaggi di gruppo che organizziamo non sono affatto organizzati dalle università, bensì dagli studenti stessi. Comitati studenteschi, rappresentanti di corso, società sportive e associazioni di medici organizzano regolarmente viaggi per gruppi da 8 a 25 persone, superando di gran lunga i programmi ufficiali, perché nessuno è più motivato di un comitato che ha promesso un viaggio ai propri membri. Ecco la strategia vincente, basata sull'esperienza maturata con i gruppi studenteschi provenienti da istituzioni di tutto il mondo.

Passo 1: Ancorare il viaggio all'identità della propria società

Studenti di medicina e membri di associazioni pre-mediche si offrono volontari in programmi di assistenza sanitaria in Sri Lanka o Tanzania ; studenti di scienze dell'educazione insegnano in Nepal ; associazioni ambientaliste partecipano a progetti di conservazione marina a Bali o a iniziative per la fauna selvatica in Sudafrica; società sportive allenano in Ghana . Un viaggio che amplia le attività già svolte dalla vostra associazione si auto-recluta e fa un'ottima impressione in ogni successiva richiesta di finanziamento, perché la rilevanza del progetto si spiega da sola.

Fase 2: Verifica la domanda prima di impegnarti

Organizza un sondaggio con due domande durante un evento sociale molto partecipato: "Parteciperesti a un viaggio di volontariato di 10 giorni la prossima estate al costo di circa X sterline tutto incluso?" e "Verseresti un acconto di 50 sterline in questo trimestre?". La seconda domanda è quella cruciale. Dieci risposte affermative con acconto sono meglio di cinquanta risposte incerte, e raccogliere piccoli acconti in anticipo – tramite i sistemi finanziari del tuo sindacato, mai su un conto personale – trasforma l'interesse in una lista di partecipanti su cui basare la tua pianificazione.

Fase 3: Costruire il budget a ritroso

Partite da quanto gli studenti effettivamente pagheranno — in genere tra le 700 e le 1.200 sterline, tutto incluso, per un viaggio estivo — e procedete a ritroso. Un esempio realistico per un viaggio di 10 giorni in Sri Lanka: quota di partecipazione al programma di circa 450-600 sterline a persona (alloggio, pasti, trasferimento dall'aeroporto, supporto per il progetto e in loco inclusi), voli di andata e ritorno 550-750 sterline prenotati con cinque mesi di anticipo, assicurazione 30-50 sterline, visto e denaro per le spese 150 sterline. Questo si traduce in circa 1.300 sterline al massimo — ed è proprio per questo che la struttura dei finanziamenti al punto 4 è importante, e perché i gruppi che scelgono il Nepal o l'India (costi più bassi, spese a terra più economiche) spesso arrivano a spendere circa 1.000 sterline. Richiedete un preventivo di gruppo scritto prima di pubblicizzare qualsiasi prezzo; la nostra pagina dedicata ai gruppi universitari mostra esempi di itinerari con i relativi costi.

Passo 4: Inseguire il denaro che la maggior parte delle società non riesce a trovare

Le associazioni studentesche finanziano lo sviluppo delle associazioni studentesche: i viaggi con finalità formative sono più spesso idonei di quanto i comitati credano. Le università offrono borse di studio per viaggi, fondi per l'occupabilità e sovvenzioni finanziate dagli ex-alunni, che i singoli membri possono cumulare con i finanziamenti a livello di associazione. I dipartimenti dei corsi a volte cofinanziano viaggi con rilevanza accademica, soprattutto se ci si offre di presentare una relazione al ritorno. La nostra guida ai finanziamenti universitari elenca le categorie con suggerimenti per la candidatura. Gli istituti del Regno Unito possono anche disporre di stanziamenti del Turing Scheme gestiti dall'ufficio internazionale: la nostra guida al Turing Scheme spiega come funzionano; basta inviare una e-mail per richiederli.

Passo 5: Valutate il fornitore come se foste una commissione, non come un cliente.

• Richiedete per iscritto le politiche di salvaguardia, i requisiti assicurativi e i dettagli del team locale: le risposte in giornata sono la norma per gli operatori seri.
• Chiedete chi è reperibile alle 2 del mattino ora locale quando qualcuno perde il passaporto e ottenete un nome, non una promessa.
• Richiedi referenze da precedenti gruppi di studenti e contattane effettivamente uno.
• Consulta le recensioni su piattaforme indipendenti, non solo sul sito web, e verifica come l'azienda risponde a quelle negative.

Passaggio 6: La cronologia semestre per semestre

Ottobre: sondaggio sulla domanda, selezione delle destinazioni, primi preventivi. Novembre: conferma del fornitore, riscossione degli acconti, apertura delle domande di finanziamento. Gennaio: prenotazione dei voli di gruppo – il risparmio maggiore a vostra disposizione. Febbraio-marzo: saldo dei pagamenti secondo una scadenza, procedure per il visto, serata preparatoria su comportamento, salute e bagaglio. Maggio: briefing finale, condivisione del biglietto da visita con i parenti più prossimi di ciascun partecipante. Estate: partenza. I comitati che comprimono tutto questo in un unico periodo spendono di più per i voli e perdono membri a causa dell'incertezza; il calendario è la chiave della disciplina.

Passo 7: Organizza il viaggio come un evento mondano

Un membro del comitato si occupa delle comunicazioni con il fornitore; un altro gestisce i fondi; tutti firmano un codice di condotta prima della partenza. Mettete in conto uno o due abbandoni: concordate per iscritto la politica di rimborso e sostituzione sia con i membri che con il fornitore al momento dell'acconto, non quando si verifica l'abbandono. Sul posto, il coordinatore locale si occupa della logistica: il vostro compito è quello di dare energia al gruppo. E prenotate lo spazio per la presentazione del viaggio all'assemblea generale annuale prima della partenza: vi aiuterà a reclutare partecipanti per il viaggio dell'anno successivo e un documento di passaggio di consegne trasformerà il vostro evento unico in una tradizione dell'associazione.

Destinazioni consigliate per fascia di prezzo

Budget più ristretti (obiettivo ~ 1.000 sterline tutto incluso): Nepal e India : le quote di partecipazione partono da un budget contenuto, i costi a terra sono accessibili e l'esperienza culturale è straordinaria. Fascia media: Sri Lanka e Ghana : tariffe leggermente più alte, voli dal Regno Unito comunque molto convenienti e tipologie di progetti che si adattano perfettamente alle associazioni mediche, educative e sportive. Viaggi più impegnativi: Tanzania , Bali e Sudafrica : compagnie aeree più grandi e numerose opportunità di escursioni, ideali per associazioni con un anno di tempo per la raccolta fondi o per soci disposti a spendere la fascia di prezzo più alta.

Lezioni apprese: i comitati continuano a imparare a proprie spese.

Tre punti emergono in quasi ogni resoconto. Primo: il responsabile del viaggio non dovrebbe essere anche il tesoriere: meglio separare i ruoli, altrimenti entrambi ne risentiranno durante il periodo degli esami. Secondo: è meglio pubblicare un prezzo complessivo leggermente più alto e restituire l'eventuale surplus, perché un comitato che chiede ai soci "solo altri 40 sterline" a maggio perde la fiducia di cui ha bisogno all'assemblea generale. Terzo: il passaggio di consegne è più efficace delle gesta eroiche: le associazioni che organizzano viaggi ogni anno non sono quelle con un unico organizzatore geniale, ma quelle in cui un noioso documento di passaggio di consegne di due pagine sopravvive al ricambio del comitato. Scrivetelo durante il volo di ritorno, finché i dettagli sono ancora abbastanza fastidiosi da ricordare.

Domande frequenti

Di quante persone abbiamo bisogno per una gita di gruppo?

In genere, i gruppi sono composti da circa 8 partecipanti; il numero ideale, in termini di prezzo e dinamiche di gruppo, si aggira tra i 10 e i 16.

Possiamo andare durante le vacanze universitarie?

Sì, la maggior parte dei viaggi organizzati dalle associazioni studentesche si svolge in estate, e il periodo pasquale sta diventando sempre più popolare per i tirocini di breve durata. I progetti si svolgono durante tutto l'anno, quindi è facile trovare periodi compatibili con gli esami.

Deve essere collegato al nostro corso di laurea?

No, ma i viaggi di studio con rilevanza accademica sbloccano finanziamenti dipartimentali e arricchiscono il curriculum. Sono disponibili opzioni con crediti formativi tramite programmi guidati da docenti, qualora un docente si offra di coordinarli.

I non soci possono iscriversi per occupare i posti vacanti?

Di solito sì, e spesso salva il bilancio: controlla il regolamento del tuo sindacato sulla partecipazione degli ospiti e applica lo stesso prezzo anche ai non soci per mantenere il locale pulito.

Cosa succede se qualcuno si ritira?

Concordate per iscritto le modalità di rimborso al momento della prenotazione del deposito: i depositi non sono rimborsabili dopo la prenotazione dei voli, il saldo è rimborsabile solo se il posto viene occupato da un altro viaggiatore. I fornitori confermeranno le proprie condizioni nel preventivo di gruppo.

Siete pronti a organizzare un gruppo? Scoprite i programmi per gruppi universitari o inviate una richiesta di informazioni e vi forniremo un preventivo personalizzato.